1 A - Felles reglement for møte og sakshandsaming i folkevalde organ
Kommunelova sitt kapittel 11 fastset føresegner for saksbehandling i folkevalde organ. Føresegner i forvaltningslova, offentlegheitslova, arkivlova og andre lover gjeld òg for dei folkevalde organa si verksemd. Dette reglementet fastset nærare reglar for saksbehandling og møteverksemd i folkevalde organ i Suldal kommune.
§ 1 Møteprinsipp
Folkevalde organ skal behandle saker og gjere vedtak i formelle møte, jamfør § 11-2 i kommunelova
Møte i folkevalde organ skal haldast i samsvar med vedtatt møteplan, eller når eit av følgjande vilkår er oppfylt:
- Organet sjølv eller kommunestyret vedtek det
- Organet sin leiar meiner det er nødvendig
- Minst 1/3 av medlemene krev det.
§ 2 Innkalling til møte – Dokumentutlegging
Innkallinga skal innehalda opplysningar om tid og stad for møte, protokoll frå førre møte og sakliste over dei sakene som skal handsamast, jamfør kommunelova § 11-3.
Innkallinga og sakliste skal normalt gjerast tilgjengeleg sju dagar før møtet. Innkallinga skal kunngjerast på kommunen si heimeside og elles på dei stadene som ordførar fastset.
Dokument som ikkje kan offentleggjerast, blir gjort tilgjengeleg for medlemene som skal møte i utvalet ei veke før møtet. Det skal gå tydeleg fram av dokumenta at dei ikkje kan offentleggjerast, og at dei som mottar slike dokument, pliktar å syte for at dei ikkje kjem på avvege.
Det folkevalde organet er vedtaksført når minst halvparten av medlemene er til stades. Avgjerder skal ha vanleg fleirtal. Er røystetala like, gjer røysta til leiaren utslaget.
Kommunedirektør og ordførar har møte-, tale-, og forslagsrett i møta, enten personleg eller ved ein av sine underordna.
Eit folkevald organ kan med vanleg fleirtal vedta å utsette realitetsbehandling av ei sak som står oppført på den utsende sakslista.
Eit folkevald organ kan gjere vedtak i ei sak som ikkje er ført opp på saklista, med mindre møteleiar eller 1/3 av dei møtande medlemene set seg imot det, jf. kommunelova § 11-3.
Det skal førast møteprotokoll. Møteprotokoll skal så snart som råd gjerast tilgjengeleg til medlemene av det folkevalde organet og på kommunen si heimeside.
Når folkevalde organ drøftar saker som ikkje er unntatt frå reglane om offentleg dokumentinnsyn, skal møta haldast for opne dører. Personalsaker skal alltid haldast for stengde dører.
§ 3 Innstillingsrett
Delegeringsreglementet som kommunestyret vedtar innan 31. desember året etter kommunestyret blir konstituert avgjer kva saker formannskap og utval skal handsame.
Andre utval, inkludert kontrollutvalet, innstiller til kommunestyret i saker innan utvalet sitt ansvarsområde med unntak av dei saker der innstillingsretten er lagd til formannskapet.
Ordførar, formannskapet, administrasjonsutvalet eller hovudutvala gir tilråding i saker som skal handsamast av kommunestyret i samsvar med gjeldande lov og reglement. I særskilde høve og etter avtale med ordførar kan kommunedirektør leggja fram ei sak direkte i kommunestyret.
Tilrådinga skal følgje saka ved utsending.
Kommunedirektøren syter for at saker som er lagde fram for politisk handsaming er førebudde på forsvarleg måte og i samsvar med dei reglane som lov og andre bindande føresegner gir, jamfør kommunelova § 13-1.
§ 4 Mindretalsanke
I saker der utvala har fått delegert avgjerdsmakt frå kommunestyret, kan 2 medlemer eller ordføraren før møtet er slutt krevje at saka blir lagd fram for formannskapet/ kommunestyret.
Det er ikkje høve til mindretalsanke i saker der formannskapet opptrer som klagenemnd.
§ 5 Forfall – Varamedlemer
Medlemer i folkevalde organ pliktar å delta i organet sine møte, med mindre dei har gyldig forfall. Dersom ein medlem har gyldig forfall, skal politisk sekretariat straks kalle inn varamedlem etter reglane i kommunelova § 7-10. Det same skal møteleiar gjere når han veit av nokon må gå frå grunna ugildskap i ei sak som skal opp på møtet.
Som hovudregel skal medlemen som har forfall melde frå til møteleiar og politisk sekretariat som skal kalle inn varamedlem. For grendeutvala skal forfall meldast til utvalsleiar.
Må nokon grunna lovleg forfall gå frå møtet før det er slutt, skal han straks seie frå til møteleiaren. Er varamedlem til stades, eller det kan kallast inn varamedlem, skal han ta del i møtet i staden for den som må gå frå.
Dersom ein varamedlem lovleg har tatt sete i møtet, og den han møter for, eller ein varamedlem som står framføre han i nummerorden, kjem til møtelokalet, tek den førstnemnde del i møtet til dei er ferdige med den saka som var påbyrja då den andre kom.
§ 6 Deltaking for andre i møte
Kommunedirektøren har møte- og talerett i alle folkevalde organ, enten personleg eller ved ein av sine underordna, med unntak av kontrollutvalet, jamfør kommunelova § 13-1.
Ordføraren har møte- tale- og forslagsrett i alle kommunale folkevalde organ, med unntak av kontrollutvalet der ordføraren berre har møte- og talerett.
Andre kan vere med i møte når ei særskild lovføresegn gjev dei rett til det, og då med dei rettar og plikter som den aktuelle lova gjev dei,
Kommunale tenestemenn og andre særleg sakkunnige kan vere med i møte når møteleiar eller det folkevalde organet kallar dei inn. Desse kan gje opplysningar og utgreiingar, men har elles ikkje rett til å vere med i drøftingane.
Tilhøyrarar skal ikkje delta i diskusjonane.
§ 7 Spørsmål
Medlemene i folkevalde organ kan stilla spørsmål til møteleiar, jamfør kommunelova § 11-2. Spørsmåla må vere sendt inn minimum 2 arbeidsdagar på førehand. Ved handsaming i kommunestyret får spørjar stilla spørsmål, samt koma med oppfølgjande kommentar til ordførar sitt svar.
§ 8 Møtestyrar – Opne eller stengde dører – Teieplikt
Møte i folkevalde organ vert leia av ordførar eller utvalsleiar. Har både møteleiar og vara forfall vert det valt møteleiar ved fleirtalsval.
Møta vert haldne for opne dører, med dei unntak som går fram av § 11-5 i kommuneloven. Personalsaker skal alltid handsamast for stengde dører.
Vert det vedtatt at ei sak skal handsamast for stengde dører, har dei som sit i det folkevalde organet og dei kommunale tenestepersonane som er til stades, plikt til å teie om dei teiingspliktige opplysningane. Denne plikta varer til noko anna vert vedteke eller til grunnane for vedtaket om stengde dører har falle bort. Er det andre til stades når ei slik sak er føre, skal møtestyraren krevje lovnad om teieplikt av dei.
§ 9 Opning av møtet
Møtet vert sett når det er klargjort at vilkåra for å halde møtet er oppfylt.
Frå nå og til møtet er slutt kan ingen i forsamlinga forlate salen for kortare eller lengre tid utan å melda frå til møtestyraren på førehand.
Medlemer og varamedlemer som kjem etter møtestart, skal melde seg til møtestyraren før dei tar sete.
§ 10 Gjennomføring av møte
Etter at møtet er sett, skal sakslista for møtet godkjennast. Ei sak som ikkje er nemnd i innkallinga kan ikkje takast opp til realitetsavgjerd dersom anten møtestyraren eller 1/3 av forsamlinga set seg imot at saka vert avgjort. Møtet vert så gjennomført i samsvar med vedtatt saksliste.
Møte i kommunestyre, formannskap, levekår- og LMT-utvalet vert strøyma på nett i alle dei høvene møta er lagt til kommunehuset. Difor nyttar møtestyrar både for- og etternamn og parti, når representantar får ordet.
Møtestyraren greier ut om sakene så langt det er nødvendig, og seier frå om dei dokument som er komne inn etter at tilrådinga vart gitt. Talarane får normalt ordet i den rekkefølgja dei ber om det. Møtestyraren kan likevel tildele ordet gruppert etter deltema i saka, dersom det er best for drøftingane.
Det er høve til å be om replikk like etter eit innlegget. Replikken skal maksimalt vare i 30 sekund og rette seg til det føregåande innlegg. Det er høve for svarreplikk.
Før eller etter at ordskiftet har tatt til i ei sak, kan utvalet vedta kor mange minutt kvart innlegg kan vare.
Den som er ugild eller gitt fritak i ei sak etter § 11-10 i kommunelova, skal ikkje vere med og drøfte eller avgjere saka.
Talaren skal rette orda sine til møtestyraren, ikkje til møtelyden. Talaren skal halde seg nøye til saka eller til den delen av saka som ordskiftet gjeld. Møtestyraren skal sjå til at dette vert gjort.
Det må ikkje seiast noko som krenkjer møtelyden eller andre. Det vert heller ikkje akseptert at nokon lagar støy eller uro som uttrykk for tilslutning eller misnøye.
Møtestyraren skal syte for å halda opp god orden i møtesalen og elles i bygningen. Møtestyraren skal syte for at talarane ikkje vert stoppa eller uroa frå nokon kant. Dersom tilhøyrarane ved meiningsytring eller på annan måte uroar drøftingane, kan møtestyraren vise bort enten alle eller dei tilhøyrarane som uroar møtet.
Det same gjeld om tilhøyrarane elles syner framferd som er i strid med god orden. Teikningar, tabellar, plakatar og liknande må ikkje vere oppsett eller setjast opp i møtesalen under møta utan at møtestyraren eller kommunestyret gir samtykke.
Er ei sak teke opp til handsaming, kan ikkje møtet avsluttast før saka er avgjord ved avrøysting eller kommunestyret har vedtatt å utsetje drøftingane om saka.
Opptak av lyd og/eller bilde, direkte kringkastingsoverføring eller overføring via internett er tillate når møtet vert halde for opne dører, og dette ikkje forstyrrar avviklinga av møtet.
§ 11 Fjernmøte
Eit folkevald organ kan avgjere at eit møte blir haldt som fjernmøte dersom det er naudsynt jamfør kommunelova § 11-7. Andre føresegner om politiske møte gjeld òg for fjernmøte. Eit møte som blir lukka etter kommunelova § 11-5 kan ikkje haldast som fjernmøte. Det er opp til utvalsleiar i samråd med ordførar å avgjera dette i dei konkrete tilfella, og avgjerda må vere tatt i samband med innkalling til møte.
§ 12 Framlegg til vedtak og avrøysting
For at eit folkevald organ skal vere vedtaksført, må minst halvparten av medlemene vere til stades under handsaminga og gi ei røyst i den aktuelle saka, jamfør kommunelova § 11-9.
Vedtak vert gjort med vanleg fleirtal, dersom ikkje anna følgjer av lov. Berre dei som er medlemer av organet kan komme med framlegg til vedtak.
Framlegget skal normalt leverast inn skriftleg til møteleiaren. Møtestyraren skal referere framlegget.
Dersom det under behandling av ei sak er behov for avklaringar før røysting, kan møteleiar heve møte for eit kort gruppemøte. Under slike gruppemøte/pausar kan ikkje eit samla organ, eller alle representerte politiske parti, diskutere saka, jamfør § 11-2 i kommunelova.
Når saka er tatt opp til avrøysting, kan det ikkje setjast fram nye eller endra forslag til vedtak eller førast vidare ordskifte om framlegga.
Berre dei medlemene som er i salen når saka blir tatt opp til avrøysting, har rett til å røyste. Dei kan ikkje gå frå salen før avrøystinga er slutt, og har plikt til å røyste.
Ved val og tilsetjing kan det røystast blankt, jamfør kommunelova § 8-1.
Er saka oppdelt, eller skal det røystast over fleire framlegg, set møtestyraren fram framlegg om rekkefølgja i avrøystingane. Dersom det vert ordskifte om dette, skal møtestyraren sjå nøye til at talarane berre held seg til avrøystingsspørsmålet.
Før endeleg avrøysting i ei sak, kan møtelyden halde prøverøystingar som ikkje er bindande. Resultatet av prøverøystingane skal protokollerast.
§ 13 Avrøystingsmåten
Avrøysting skal gjennomførast på ein av desse måtane:
Ved stillteiande godkjenning når ingen seier imot eit framlegg som møtestyraren set fram med spørsmål om nokon har noko å seie imot det.
Ved at møtestyraren ber dei som er imot eit framlegg, om å reise seg eller rekke opp handa. Når møtestyraren vil, eller ein annan i møtelyden krev det, skal det haldast mot prøve, slik at dei som er for framlegget, reiser seg eller rekker opp handa.
Ved namneopprop, med ja eller nei som svar, når møtestyraren ropar opp namna på dei som møter. Det skal avgjerast ved loddtrekking kva namn ein skal byrje med, og så skal ein halde fram etter alfabetet. Ein medlem som møtestyraren oppnemnar, kontrollerer røystegjevinga ved å merke av på medlemslista.
Står røystene likt i ei avrøysting, er røystene frå møtestyraren avgjerande, utanom saker som gjeld val. Ved likt røystetal under val vert saka avgjort ved loddtrekning, jamfør kommuneloven § 7-8.
§ 14 Gildskap
Reglane om ugildskap i forvaltningslova §§ 6 til 10 og særreglane i kommunelova § 11-10 har som formål å sikre at det ikkje vert teke utanforliggande eller usaklege omsyn i saksførebuing og avgjerd i saker som er til behandling i kommunale organ. Reglane skal ivaretakast når folkevalde organ behandlar saker.
Medlemer av folkevalde organ skal i god tid før møtet melde frå til møteleiaren om tilhøve som gjer eller kan gjere vedkomande ugild. Det same gjeld varamedlem som er innkalla til møtet. Når møteleiaren i møtet har gjort greie for kva sak som skal behandlast, skal det opplysast om innkomne gildskapsvurderingar. Ved behandling av spørsmålet skal vedkommande som ønskjer ei gildskapsvurdering få høve til å uttale seg om spørsmålet, men skal ikkje vere med på handsaminga. Folkevalde har ein rett til å få vurdert sin gildskap og kommunedirektøren skal syte for dette.
Det er organet sjølv som skal ta standpunkt til spørsmålet. Organet drøftar spørsmålet og avgjer om ein medlem er gild. Før spørsmålet vert avgjort bør ein varamedlem innkallast til å møte ved drøftinga og avgjerda dersom dette kan gjerast utan vesentleg tidsspille eller kostnad.
Dersom det vert avgjort at ein medlem er ugild må vedkommande fråtre. I ope møte er det tilstrekkeleg å ta plass blant tilhøyrarane. Dersom møtet er lukka, må vedkommande forlate møterommet.
Behandling av gildskapsspørsmål skal protokollførast.
§ 14 Etter møtet - Føring av møteprotokoll
Det skal førast møteprotokoll for møte i alle folkevalde organ, jamfør kommunelova § 11-4. Politisk sekretariat fører møteprotokoll for møta i kommunestyret og hovudutvala, administrasjonsutvalet, politisk forhandlingsutval samt eldrerådet, ungdomsrådet og råd for menneske med nedsett funksjonsevne.
Møteprotokollen skal innehalde møtestad og -tid, kven som møtte, kven som var fråverande, og møtte vararepresentantar.
Kjem nokon til eller går nokon frå medan møtet varer, skal det førast inn, slik at protokollen syner kven som har vore med i kvar sak. Elles skal førast inn det som trengs for å syne gangen i handsaminga og at vedtaka er gjort etter rett framgangsmåte. Det skal framgå avrøystingsresultat, både utfall og kva parti som røysta på kva framlegg til vedtak.
Møtestyraren avgjer om nokon skal få utsegner innførde i møteprotokollen. Kjem det motmæle mot avgjerda, skal organet avgjere spørsmålet.
Med unntak av deler som er unnateke offentlegheita, skal møteprotokollen vere tilgjengeleg for allmenta. Møteprotokollen skal gjerast tilgjengeleg på heimesida til kommunen så snart som råd etter møte, og for organet i det første påfølgjande møtet.
§ 15 Sekretariat
Kommunedirektøren sørgjer for sekretariatsfunksjonen for dei folkevalde organa nemnt i § 14. Sekretariatet sender vedtaksbrev til rette vedkommande innan åtte dagar etter at vedtaket er gjort.
I grendeutvala er ein av medlemene valt sekretær.
§ 16 Godtgjering
Medlemene i kommunestyret, formannskapet, utvala og grendeutvala skal ha godtgjering etter dei forskrifter som gjeld til ei kvar tid.